Introduction à Airtable

Qu'est-ce qu'Airtable ?

Outil de gestion de base de données flexible qui combine les fonctionnalités d'une base de données avec la simplicité d'utilisation d'un tableur.

Facilite la collaboration et le partage en temps réel.

Possibilités avec Airtable

Création de bases de données personnalisées pour n'importe quel besoin.
Automatisation des processus de travail.
Intégration avec d'autres applications.
Création d'interfaces de saisie / modification
Publication de vues (lecture seule)

Interface Utilisateur d'Airtable

1. Base / 2. Tables / 3. Vues (vue active surlignée) / 4. Modificateurs de la vue (tri, filtre, masquage...) / 5. Champs (= colonnes) / 6 Données

Types de Bases de Données

Bases de données vides : commencer de zéro.

Permet de répondre aux cas complexes

Templates : utiliser des modèles préconçus.

Permet de répondre aux cas très classiques (CRM, ticketing...)

Importation : à partir de fichiers CSV ou Excel.

Utile pour charger des données, rarement plus

Vue d'ensemble

Airtable offre une plateforme flexible pour la gestion de données.

Les possibilités sont vastes, de la gestion de projet simple à des applications complexes.

Au delà du cas de votre gestion de commandes / stock, avez vous identifié d'autres cas d'usage pour Airtable ?

Les bases d'Airtable

Création d'une base de données

Rappel et bonnes pratiques pour démarrer avec une base solide.

Airtable permet de créer des bases RELATIONNELLES, c'est à dire que les tables peuvent (doivent ?) être liées entre elles.

Ces liens permettent de faire des requêtes complexes, de filtrer des données, de les trier, etc. d'une manière qu'il serait impossible de faire avec un tableur classique (Excel, Google Sheets...).

Les différents types de champs

Texte, Nombre, Date, Case à cocher, Pièce jointe, etc.
Exercice : comment choisir le bon type de champ pour vos données? / Passage en revue

Importation et exportation de données

Comment importer des données depuis d'autres sources et exporter vos données pour différents usages.

Importation de fichiers CSV ou Excel
Exportation de données

Utilisation des vues

Comment les différentes vues peuvent vous aider à mieux organiser et visualiser vos données :

Grille (Tableur)
Calendrier
Galerie
Kanban
Chronologie
Listes
Gantt
Formulaires ("ancienne" version)

Organisation et structuration des données

Bonnes pratiques pour structurer ses bases

Commencer papier / crayon
Identifier les entités et les relations : se rapprocher de la "réalité" de votre activité
Créer des tables pour chaque entité
Utiliser des champs de liaison pour connecter les tables - ATTENTION À LA CARDINALITÉ

Exercice

Modélisons

Une base de données pour une association (membres, événements, cotisations)
Une base de données pour un système de gestion de tâches (tâches, projets, collaborateurs)

Automatisation des processus

Les automatisations

Comment automatiser des tâches répétitives pour gagner du temps et éviter les erreurs.

Les automatisations

Exemples d'automatisations possibles :

Envoi de notifications
Création de tâches
Envoi de mails
Création de fiches
etc.

Les automatisations

Exercice : créons une automatisation qui envoit un mail à un collaborateur lorsqu'une tâche est assignée.

Interfaces

Création d'interfaces

Comment créer des interfaces de saisie et de modification pour vos bases de données.

Interface simple : le formulaire

Exemple : création d'un formulaire réclamations client

Interface plus complexe : création et modification

Exemple : création d'une vue des tâches en cours

Exercice : création d'une interface de modification de tâches

Best practices Airtable

Les bonnes pratiques

Créer une première colonne avec une formule, et un résultat unique
Utiliser des noms de champs clairs et explicites
Utiliser des champs de liaison pour connecter les tables
Utiliser des vues pour organiser et visualiser vos données
Créer de nouvelles vues pour chaque besoin
Utiliser des automatisations pour gagner du temps
Utiliser des interfaces pour faciliter la saisie et la modification des données

Les bonnes pratiques

Créer une première colonne avec une formule, et un résultat unique

Ce champ sera visualisé de manière transverse dans toutes les vues, et permettra de vérifier rapidement que les données sont correctes. La combinaison (CONCATENATE) de plusieurs champs est souvent utile.

Exemple : Nom + Prénom = Nom Complet

Les bonnes pratiques

Utiliser des noms de champs clairs et explicites

Les noms de champs doivent être clairs et explicites, pour faciliter la compréhension des données par tous les utilisateurs. Les noms de champs doivent être courts, mais suffisamment explicites pour être compris par tous.

Les bonnes pratiques

Utiliser des champs de liaison pour connecter les tables

Les champs de liaison permettent de connecter les tables entre elles, et de créer des relations entre les données. Les champs de liaison permettent de faire des requêtes complexes, de filtrer des données, de les trier, etc. d'une manière qu'il serait impossible de faire avec un tableur classique (Excel, Google Sheets...).

Les bonnes pratiques

Utiliser des vues pour organiser et visualiser vos données

Les vues permettent de visualiser les données de différentes manières, et de les organiser de manière à faciliter leur compréhension. Les vues permettent de trier, filtrer, masquer, etc. les données, et de les visualiser de différentes manières (tableur, calendrier, galerie, etc.).

Les bonnes pratiques

Créer de nouvelles vues pour chaque besoin

Les vues sont partagées entre les utilisateurs, et permettent de visualiser les données de différentes manières. Il est important de créer de nouvelles vues pour chaque besoin, et de les organiser de manière à faciliter leur compréhension.
La modification d'une vue portera à confusion pour les autres utilisateurs.

Les bonnes pratiques

Utiliser des automatisations pour gagner du temps

Les automatisations permettent de gagner du temps, et d'éviter les erreurs. Les automatisations permettent de déclencher des actions automatiques en fonction de certains événements (création d'une fiche, modification d'une fiche, etc.). Les automatisations permettent de gérer les tâches répétitives de manière automatique, et de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les bonnes pratiques

Utiliser des interfaces pour faciliter la saisie et la modification des données

Les interfaces permettent de faciliter la saisie et la modification des données, et de les rendre plus accessibles pour les utilisateurs. Les interfaces permettent de créer des formulaires de saisie, des vues de modification, etc. Les interfaces permettent de simplifier les tâches des utilisateurs, et de les rendre plus efficaces.